In deze blog projecteren we de theorie van Stephen Covey’s “7 habits of highly effective people” op de wereld van project en resource planning. Daarbij kijken we specifiek naar het proces en de mensen. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
1. Plan je projecten proactief
Effectief plannen is een proactive activiteit. Het kan niet zo zijn dat je nog even snel een planning in elkaar zet, terwijl je projecten al gestart zijn. Om proactief te kunnen plannen dien je helder te maken welke functionarissen hiervoor verantwoordelijk zijn.
Bij aankomende projecten kan je bijvoorbeeld accountmanagers verantwoordelijk maken om een inschatting te maken van de benodigde inspanning. Op die manier kunnen planners en afdelingsmanagers beter de bezetting organiseren en rekening houden met eventuele werving en opleiding.
2. Effectief plannen begint met het einde in gedachten
Deze eigenschap zegt dat je alles twee keer moet creëren. Dit geldt dus ook voor het planningsproces. Je stelt dan eerst vast wat het doel van plannen is. Deze stap wordt vaak vergeten, want projectmanagers en planners zijn echte doeners en gaan meteen aan de slag.
Het doel kan zijn dat je bijvoorbeeld het percentage declarabele uren van medewerkers wilt verhogen of dat je vertragingen in projecten wilt voorkomen. Een handige methode om het planningsproces te beheersen is door te werken met de methode van Plan, Do, Check, Act. Deze methode is ook bekend als de kwaliteitscirkel van Deming.
Figuur 1: Planningsproces volgens Plan, Do, Check, Act
3. Doe de belangrijke dingen eerst
Deze eigenschap zegt dat je de prioriteiten bij de belangrijke zaken moet leggen. Zo bereik je zo effectief mogelijk je doel. Focus je eerst op de bijzaken, dan lijden de belangrijke dingen daaronder. Dit is mooi gevisualiseerd in onderstaand plaatje van de twee potten met precies dezelfde stenen.
Figuur 2: De grote projecten eerst plannen
Als je deze eigenschap vertaalt naar de planning, dan zijn de belangrijke zaken de grote projecten die je uitvoert. Het is belangrijk dat je deze eerst plant en daarna de kleine projecten. Die gebruik je om de gaten in de planning op te vullen.
4. Denk in termen van Win-Win
De vierde eigenschap die Stephen Covey beschrijft, kijkt naar de tegenstellingen tussen twee partijen en hoe je deze tegenstellingen kan oplossen zodat dat beide partijen er gelukkig mee zijn, dus win-win. Dit geldt ook voor de planning, want effectief plannen kan alleen als alle betrokken partijen iets erbij winnen.
Het begint met het maken van goede afspraken met je klant. Een project waarbij de klant een onrealistische deadline afdwingt is een echt win-lose project. Dit werkt demotiverend voor je projectteam. Wie wilt er nou werken aan een project waar de klant je zo onder druk zet?
5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden
Bij de vijfde eigenschap schrijft Stephen Covey dat mensen de neiging hebben om snel conclusies te trekken, advies te geven en daarna weer snel door te gaan. We vergeten goed te luisteren naar de ander en hem of haar echt te begrijpen. Een effectieve planning vraagt juist om een goede verstandhouding. Dat is een uitdaging, want belangen kunnen nog wel eens botsen.
Projectmanagers kunnen planners als star ervaren. Ze zien ze als de vervelende politieagenten die het planningsproces (te) strak bewaken. Planners vinden dat projectmanagers altijd heel erg voor de eigen projecten gaan en niet aan het bedrijfsbelang denken. Als ze elkaar leren begrijpen, dan kunnen ze elkaar goed aanvullen. Juist bij een goede samenwerking zorgen ze er samen voor dat medewerkers efficiënt worden ingezet.
6. Effectief plannen vraagt om synergie
Synergie betekent dat je project een beter resultaat behaalt door samen te werken, dan wanneer iedereen los aan de slag zou gaan. Synergie krijg je alleen voor elkaar als alle onderdelen op elkaar afgestemd zijn.
Voor een effectieve planning heb je drie bouwstenen nodig: processen, mensen en systemen. Als je een van deze bouwstenen mist of als er een niet goed functioneert, dan behaal je geen synergie.
Figuur 3: Bouwstenen voor een effectieve planning
7. Houd de zaag scherp
Deze laatste eigenschap vertelt ons dat we onszelf moeten blijven verbeteren. Voor de planning betekent dit dat we de planning performance moeten gaan meten. Je kan eenvoudig de geplande uren gaan vergelijken met de werkelijk gemaakte uren om te kijken in hoeverre de uren van elkaar afwijken.
Het is niet vanzelfsprekend dat je beter worden in het maken van een planning. Klanten, projecten en medewerkers veranderen continu en dat heeft invloed op de effectiviteit. Je moet de prestaties op het gebied van de planning dus continu meten en bijsturen. Zo kan je precies zien of je beter of slechter wordt in het plannen.